Los libros de comercio son un conjunto de hojas destinadas por las personas jurídicas para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la administración, o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o en la entidad.

Según lo dispuesto en los artículos 19, 28, 48 y 49 del Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligatoriedad de inscribir los libros de comercio, sin que dicha obligación esté sujeta a requisito adicional alguno, ni a excepciones y la forma en la cual debe llevarse los libros y sus efectos probatorios están regulados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el Código de Procedimiento Civil, el Estatuto Tributario y los decretos 2649/93 y 2150/95.

De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 019 de 2012, los libros que deben inscribirse son:

• • Para sociedades civiles y comerciales: Se inscribe el libro de registro de accionistas (sociedades anónimas, sociedad por acciones simplificadas y sociedad en comandita por acciones), o Libro de registro de socios (sociedades de responsabilidad limitada y en las sociedades en comandita simple) y Libro de actas del máximo órgano social: en las sociedades por acciones el máximo órgano corresponde a la asamblea de accionistas; para las sociedades de personas, el máximo órgano es la junta de socios.

• Para entidades sin ánimo de lucro: Se inscribe el libro de actas del máximo órgano social y el libro de registro de asociados o de quienes conforman el máximo órgano social.

Llevar libros de comercio no solo es una obligación a cargo de los comerciantes, sino además es una de las formas de materializar la legalidad del ejercicio comercial y tenerlos inscritos en el registro mercantil le trae ventajas a nivel comercial y judicial como las siguientes:

• En materia tributaria los libros del contribuyente constituyen prueba a favor, siempre que se lleven en debida forma y a nivel comercial se les atribuye plena prueba en el orden judicial y extrajudicial.
• Los libros de comercio inscritos en el registro mercantil están dotados del efecto de oponibilidad, como característica eminente de esta entidad comercial.
• Cuando el comerciante inscribe libros de comercio puede pertenecer al Círculo de Afiliados y disfrutar de sus beneficios.

Para su comodidad, la Cámara de Comercio de Sogamoso ofrece como servicio la venta de hojas impresas de acuerdo con los parámetros solicitados para su validez e impresión de un código QR como algoritmo de seguridad que permite hacer validaciones específicas.

Estas hojas se ofrecen en tamaño carta (vertical) y en dos tipos de presentación 50 hojas para el libro de registro de accionistas, socios, asociados o del máximo órgano social; Y 100 hojas para el libro de actas del máximo órgano social. Todas ellas con código QR, codificación y numeración, de acuerdo con sus necesidades. (El servicio de venta de hojas debe ser solicitado de manera presencial en las cajas de la entidad)

En caso de aportar las hojas del libro, es necesario que estén debidamente enumeradas y codificadas de conformidad con lo señalado en el contenido de la solicitud.

Se debe tener en cuenta que el cambio en la denominación de la persona jurídica (transformación) constituye una reforma a los estatutos, por lo que esta continúa siendo la misma persona pese a que tenga una denominación distinta. Por ende, los libros pueden continuar diligenciándose hasta que sean utilizados en su integridad.

En los casos de cambio de domicilio de las personas jurídicas, las hojas de los diferentes libros que a la fecha de esta reforma se encuentren disponibles, podrán ser utilizadas hasta su terminación. El registro de los nuevos libros se hará ante la cámara de comercio competente en el lugar del nuevo domicilio social.